Nahlasovanie porúch v bytovom dome cez QR kód

Správca bytových domov dostáva hlásenia o poruchách telefonicky, mailom, cez správy a osobne. Každý kanál má iný formát a žiadne z hlásení nemá stav. Nahlasovanie cez QR kód na nástenke mení poruchy na evidenciu: jedno miesto, jeden formulár, stav, ktorý vidí obyvateľ aj správca.

Ako to vyzerá pre obyvateľa

Na nástenke vo vchode visí plagát s QR kódom a krátkym návodom. Obyvateľ kód naskenuje telefónom, otvorí sa formulár pre daný dom. Vyberie kategóriu poruchy, napríklad výťah, osvetlenie, voda, kúrenie alebo spoločné priestory, opíše problém, uvedie číslo bytu alebo označí spoločný priestor a môže priložiť až tri fotografie. Nemusí sa registrovať ani inštalovať aplikáciu; celé hlásenie trvá približne pol minúty.

Po odoslaní dostane odkaz, na ktorom sleduje stav hlásenia: prijaté, rieši sa, dokončené. Ak uviedol e-mailovú adresu, o zmene stavu mu príde správa. Na stránke formulára sú zároveň havarijné kontakty pre prípady, ktoré neznesú odklad.

Ako to vyzerá pre správcu

Správca má všetky hlásenia v jednom zozname, filtruje ich podľa domu a stavu, vidí fotografie, mení stav a prioritu a píše si interné poznámky, ktoré obyvateľ nevidí. O novom hlásení mu príde e-mail na adresu, ktorú si nastavil. Dokončené hlásenia zostávajú v evidencii, takže pri vyúčtovaní alebo pri spore o opravu existuje záznam, kedy bola porucha nahlásená a kedy vyriešená.

QR kód sa dá pre každý dom kedykoľvek vymeniť za nový alebo nahlasovanie vypnúť, napríklad pri zmene správcu.

Čo sa ukladá a čo nie

Pri hlásení sa ukladá kategória, opis, číslo bytu alebo označenie spoločného priestoru, fotografie a čas. Meno a e-mail obyvateľ uvádza dobrovoľne a slúžia len na informovanie o stave opravy. Verejná stránka formulára nikdy nezobrazuje mená vlastníkov ani ich kontakty; zoznam bytov slúži len na výber čísla bytu. Fotografie vidí výhradne prihlásený správca.

Z pohľadu ochrany osobných údajov je správca prevádzkovateľom údajov obyvateľov a poskytovateľ aplikácie sprostredkovateľom. Vzťah upravuje zmluva o spracúvaní osobných údajov, ktorú správca uzatvára s poskytovateľom; jej znenie pre DomFond je verejné na stránke Spracúvanie osobných údajov.

Ochrana pred zneužitím

Verejný formulár bez prihlásenia musí byť chránený proti spamu a záťaži. Počet hlásení z jednej adresy je obmedzený, priložené súbory sa kontrolujú podľa typu a veľkosti a pri prekročení limitu formulár hlásenie odmietne s vysvetlením. Správca vie kód vymeniť, ak sa dostal mimo dom.

Prečo je to súčasť DomFondu

Nahlasovanie porúch je v cene každého plateného predplatného DomFondu, bez príplatku, spolu s hlasovaním vlastníkov. Dôvod je praktický: údaje o dome a bytoch, ktoré správca zadá pre žiadosť o úver, slúžia aj pre evidenciu porúch a pre hlasovanie. Jeden zoznam bytov, tri použitia. Plagát s QR kódom pre každý dom pripraví aplikácia vo formáte A4, stačí ho vytlačiť a vyvesiť. Vyskúšať sa dá zdarma, ceny sú v cenníku.

Časté otázky

Musí obyvateľ uviesť svoje meno?

Nie. Meno a e-mail sú dobrovoľné. Bez nich správca vidí hlásenie s číslom bytu a obyvateľ sleduje stav cez odkaz, ktorý dostal po odoslaní.

Čo ak niekto nahlási poruchu opakovane alebo zo žartu?

Počet hlásení z jednej adresy je obmedzený a správca môže hlásenie označiť ako vybavené alebo neopodstatnené. Pri zneužití kódu ho správca vymení za nový.

Vidí obyvateľ hlásenia susedov?

Nie. Obyvateľ vidí len stav vlastného hlásenia cez odkaz, ktorý dostal. Zoznam všetkých hlásení vidí iba prihlásený správca.